Gestione decentrata degli archivi documentali: Coap è al vostro fianco.
Ecco alcuni consigli.
Abbiamo deciso di riservare una parte della nostra struttura di magazzino all’archiviazione documentale perché oggi questa attività, nonostante l’apparente digitalizzazione e smaterializzazione dei flussi aziendali, riveste ancora una fondamentale funzione nel business di qualsiasi società. Che si parli di una grande azienda o una piccola realtà imprenditoriale, la produzione e l’accumulo di documenti è inevitabile. Pensiamo a tutte le fatture, i contratti, le bollette e i vari documenti amministrativi che è necessario conservare nel corso degli anni!
Da qui la necessità per gli archivi più grandi di ricorrere ad archivi decentrati ed avere un partner sicuro come noi di Coap che abbiamo fatto dell’archiviazione dei documenti un’arte.
Di seguito vi forniamo alcuni consigli utili in fase di gestione dell’archivio utili per poter in qualsiasi momento passare ad una gestione decentrata del magazzino documenti e che possono fare in modo che il servizio che vi andremo a fornire se sceglierete la nostra struttura sia per voi pienamente soddisfacente.
Innanzitutto, occorre capire quali documenti si potrebbe pensare di trasferire nell’archivio decentrato. Di regola si tende a mantenere in sede gli archivi che per legge devono venir conservati, mentre si mandano al magazzino decentrato quei documenti che in sede servirebbero solo ad occupare spazio (anche se si può arrivare facilmente al punto di dover mettere all’esterno anche parte dei documenti più importanti).
Nell’occasione di questa cernita l’archivista deve provvedere pure all’eliminazione di quei documenti che non vanno conservati per legge che sono dunque cartacce da buttare.
Organizzando invece i documenti che devono essere trasferiti presso il magazzino decentrato sarà importante sincerarsi che ogni raccoglitore porti, subito sotto l’intestazione dell’azienda, l’indicazione dell’eventuale reparto o della filiale: questo dato che al momento della creazione del raccoglitore non sembra degno di nota in quanto tutti gli archivi presenti si riferiscono ovviamente allo stesso luogo, diventa di vitale importanza quando gli archivi vengono decentrati, in quanto è l’unico mezzo per distinguere gli archivi delle varie sedi e reparti ed archiviarli nel magazzino decentrato in modo che questo sia facilmente consultabile.
Analogamente bisogna fare attenzione ai numeri che distinguono le varie Operazioni (di cui parleremo più esaurientemente nel capitolo Clienti e Fornitori). Questi numeri infatti di norma contengono tutte le indicazioni utili a identificare un’Operazione, ad esempio possiamo trovare un’operazione con il numero 1234pc1987-567, che potrebbe stare per “cliente numero 1234 nella filiale di Piacenza nell’anno 1987 numero progressivo di operazione 567”. Non è sufficiente dunque scrivere sul raccoglitore delle Operazioni solo “operazioni dal 001 al 1000”, perché evidentemente non significa nulla. Solo un archivista che conosce perfettamente il significato dei vari numeri che compongono la cifra identificativa di una certa Operazione, potrebbe forse permettersi di accorciarla. Ma è senza dubbio preferibile annotare per esteso tutte le cifre scritte sul fascicolo.
La stessa raccomandazione va fatta per gli scatoloni che conterranno i raccoglitori da mandare al nuovo magazzino. Il contenuto deve essere identificato a colpo d’occhio e senza dubbi. Le parole più importanti sono “archivio”, “filiale”, e “anno”, per cui vanno marcate ben in grande.
Seguire queste semplici regola ci permetterà di mettere i documenti a vostra disposizione e di accedervi con facilità, senza perdere tempo!
Maggiori Informazioni alla pagina MAGAZZINI CON ARCHIVIO DOCUMENTI Piacenza Coap
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Siamo a vostra completa disposizione!