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DEPOSITO ARCHIVIO DOCUMENTI

Gestione decentrata degli archivi documentali: Coap è al vostro fianco.

 

Ecco alcuni consigli.

Abbiamo deciso di riservare una parte della nostra struttura di magazzino all’archiviazione documentale perché oggi questa attività, nonostante l’apparente digitalizzazione e smaterializzazione dei flussi aziendali, riveste ancora una fondamentale funzione nel business di qualsiasi società. Che si parli di una grande azienda o una piccola realtà imprenditoriale, la produzione e l’accumulo di documenti è inevitabile. Pensiamo a tutte le fatture, i contratti, le bollette e i vari documenti amministrativi che è necessario conservare nel corso degli anni!

Da qui la necessità per gli archivi più grandi di ricorrere ad archivi decentrati ed avere un partner sicuro come noi di Coap che abbiamo fatto dell’archiviazione dei documenti un’arte.

 

Di seguito vi forniamo alcuni consigli utili in fase di gestione dell’archivio utili per poter in qualsiasi momento passare ad una gestione decentrata del magazzino documenti e che possono fare in modo che il servizio che vi andremo a fornire se sceglierete la nostra struttura sia per voi pienamente soddisfacente.

Innanzitutto, occorre capire quali documenti si potrebbe pensare di trasferire nell’archivio decentrato. Di regola si tende a mantenere in sede gli archivi che per legge devono venir conservati, mentre si mandano al magazzino decentrato quei documenti che in sede servirebbero solo ad occupare spazio (anche se si può arrivare facilmente al punto di dover mettere all’esterno anche parte dei documenti più importanti).

Nell’occasione di questa cernita l’archivista deve provvedere pure all’eliminazione di quei documenti che non vanno conservati per legge che sono dunque cartacce da buttare.

Organizzando invece i documenti che devono essere trasferiti presso il magazzino decentrato sarà importante sincerarsi che ogni raccoglitore porti, subito sotto l’intestazione dell’azienda, l’indicazione dell’eventuale reparto o della filiale: questo dato che al momento della creazione del raccoglitore non sembra degno di nota in quanto tutti gli archivi presenti si riferiscono ovviamente allo stesso luogo, diventa di vitale importanza quando gli archivi vengono decentrati, in quanto è l’unico mezzo per distinguere gli archivi delle varie sedi e reparti ed archiviarli nel magazzino decentrato in modo che questo sia facilmente consultabile.

Analogamente bisogna fare attenzione ai numeri che distinguono le varie Operazioni (di cui parleremo più esaurientemente nel capitolo Clienti e Fornitori). Questi numeri infatti di norma contengono tutte le indicazioni utili a identificare un’Operazione, ad esempio possiamo trovare un’operazione con il numero 1234pc1987-567, che potrebbe stare per “cliente numero 1234 nella filiale di Piacenza nell’anno 1987 numero progressivo di operazione 567”. Non è sufficiente dunque scrivere sul raccoglitore delle Operazioni solo “operazioni dal 001 al 1000”, perché evidentemente non significa nulla. Solo un archivista che conosce perfettamente il significato dei vari numeri che compongono la cifra identificativa di una certa Operazione, potrebbe forse permettersi di accorciarla. Ma è senza dubbio preferibile annotare per esteso tutte le cifre scritte sul fascicolo.

La stessa raccomandazione va fatta per gli scatoloni che conterranno i raccoglitori da mandare al nuovo magazzino. Il contenuto deve essere identificato a colpo d’occhio e senza dubbi. Le parole più importanti sono “archivio”, “filiale”, e “anno”, per cui vanno marcate ben in grande.

Seguire queste semplici regola ci permetterà di mettere i documenti a vostra disposizione e di accedervi con facilità, senza perdere tempo!

 

Maggiori Informazioni alla pagina MAGAZZINI CON ARCHIVIO DOCUMENTI Piacenza Coap

Oppure potete contattarci all’indirizzo coap@coappc.it

Siamo a vostra completa disposizione!

 

 

 

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NUOVO POLO LOGISTICO

Siamo pronti!

 Il nostro nuovo Polo Logistico di Stoccaggio e Distribuzione è operativo!

A Piacenza e a soli 500 mt dal casello autostradale di Piacenza Sud.

Spazi coperti, cinque ribalte per attività carico e scarico automezzi, spazi dedicati per attività di riconfezionamento e allestimenti personalizzati INTERAMENTE gestite con nostro personale.

Maggiori Informazioni alla pagina LOGISTICA E MAGAZZINI Piacenza Coap

Oppure potete contattarci all’indirizzo coap@coappc.it

Siamo a vostra completa disposizione!

 

 

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Coap a Ecomondo 2019

Saremo presenti a Ecomondo, la fiera dedicata al mondo del riciclo e delle energie rinnovabili che avrà luogo a Rimini dal 5 all’8 novembre 2019.

Venite a trovarci al padiglione A7, Stand 022. Vi aspettiamo!!!

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Coap a Ecomondo: perchè la mobilità è ancora la chiave per migliorare il futuro del mondo

Il mondo dell’autotrasporto è da tempo protagonista a Ecomondo in una misura che ogni anno è sempre più rappresentativa del legame tra la cosiddetta “green economy” e la mobilità in generale.

Nel settore della green e circular economy l’Italia è già ai primi posti in Europa, in particolare nell’efficienza energetica, nel riciclo dei rifiuti e nella produttività delle risorse.
Questo però ancora non basta: l’economia circolare ci potrebbe consentire di contrastare in maniera proattiva la crisi del sistema economico lineare, spesso inefficiente e costoso, separando lo sviluppo economico dallo sfruttamento delle risorse naturali.

Per questo Coap ha creduto nell’occasione offerta da Federtrasporti e ha deciso di partecipare attivamente a questa edizione presenziando ogni giorno allo stand della federazione con proprio personale.

Il bilancio è sicuramente positivo. Abbiamo potuto tessere sinergie con persone e aziende che come noi credono nel futuro dell’economia circolare e gettare le basi per future e proficue collaborazioni.

Perchè il futuro della terra, come già ribadito in occasione di Expo, non può prescindere da una mobilità efficiente delle merci e dei materiali da riciclare.

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ECOMONDO

Coap sarà presente a Ecomondo!

E’ con piacere che Coap annuncia la propria presenza alla 22° edizione di ECOMONDO a Rimini dal 6 al 9 novembre 2018.

Il nostro STAND è il 172 al PADIGLIONE A7.

 

Vi aspettiamo in fiera!

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PLAST 2018!

Portiamo i nostri servizi dove sono i nostri clienti

Da oggi fino al 1° giugno siamo a Fiera Milano per Plast 2018. Abbiamo deciso di andare ad incontrare gli attori di un mercato in cui crediamo molto. La plastica rappresenta un indotto importante sia per l’Italia che per l’Europa e sempre più aziende estere guardano al nostro paese con interesse sia per gli approvvigionamenti di materiale sia per la fornitura di prodotti al mercato b2b e b2c.

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VINCOSICURO!

Le Olimpiadi di Federtrasporti alla Co.A.P.

Sabato 1 luglio si è svolta come avevamo annunciato presso il piazzale della nostra sede la tappa conclusiva della selezione per le finali di VincoSicuro! 2017 organizzato da Federtrasporti

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Co.A.P. ha potenziato la sua flotta

Il Consorzio Co.A.P. scrl ha potenziato la sua flotta potendo così offrire una gamma più ampia di servizi:

  • trasporti nazionali su tutto il territorio con bilici e motrici centinate e da e per il sud con l’utilizzo del servizio intermodale
  • trasporti internazionali da e verso Francia, Regno Unito, Spagna, Germania, Benelux, Austria, Svizzera
  • servizio logistico di carico/scarico/stoccaggio materiali

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